«Русская молочная компания» выходит на новый уровень работы с документами

В рамках первого этапа проекта в компании был автоматизирован процесс согласования договоров, реализован электронный архив, настроена интеграция электронного архива документов с системой 1С:Предприятие 8.

Решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД) было принято в компании в начале 2011 года. Открытие предприятий, старт новых проектов, расширение производственных мощностей повлекли за собой увеличение потока информации. Сроки обработки бумажных документов возросли, стали возникать задержки при маршрутизации договоров между участниками процесса согласования. Ситуация осложнялась неудобствами, возникающими в ходе исправления замечаний согласующих лиц. Поэтому, первоочередной задачей внедрения СЭД стала автоматизация процесса обработки договоров и счетов, поступающих в организацию.

«Нам потребовалось модернизировать работу с договорами, сделать этот процесс более логичным и систематизированным. Для этого мы обратились в компанию «Программные Технологии», у которой есть опыт реализации подобных проектов в различных регионах России. В ходе переговоров мы определились с рамками проекта, а также выбрали платформу для реализации решения – систему DocsVision. Одним из факторов, повлиявших на наш выбор, стало наличие дополнительных решений на этой платформе. В частности - блока системы менеджмента качества (СМК), который в дальнейшем может быть востребован в нашей компании» - рассказывает Рашид Хайров, генеральный директор ООО «Русская молочная компания».

В марте 2011 года «Русская молочная компания» и самарский системный интегратор «Программные Технологии» подписали договор и приступили к реализации проекта. На начальном этапе при участии юридического отдела заказчика была разработана классификация видов договоров. Для каждого подразделения компании специалисты «Программных Технологий» создали индивидуальный шаблон согласования, благодаря которому у согласующих лиц появилась возможность вносить регистрационную информацию и фиксировать этапы работ по договору.

О деталях проекта рассказывает Артур Галанин, коммерческий директор, ООО «Программные Технологии»: «Реализованный нами процесс работы с договорами подразумевает двухэтапное согласование: с профильной службой и с лицами, принимающими решение по договору. По итогам согласования в системе создается лист согласования, в котором отражаются резолюции всех участвующих лиц. Когда от контрагента приходит оригинал документа, он передается в юридическую службу. Перед тем как передать его в архив, юристы проверяют корректность информации и «активируют» договор в системе 1С – это дает возможность бухгалтерии осуществлять финансовые действия по договору».

Срок реализации проекта составил полтора месяца. В настоящее время внедрённая в РУСМОЛКО система включает полный цикл работы с документами: подготовку, согласование, утверждение, передачу информации в 1С, выдачу заданий на исполнение, контроль исполнения заданий, а также получение отчетности о ходе работы с договорами.

Система электронного документооборота, установленная в РУСМОЛКО, уже начала давать первые положительные результаты: сократились сроки согласования документов; у исполнителей появилась возможность отслеживать процесс согласования и оперативно принимать меры по устранению замечаний; был создан электронный архив, что упростило дальнейшую работу с договорами.

Автоматизация работы с договорами и счетами – первый этап сотрудничества между «Русской молочной компанией» и «Программными Технологиями». В ближайших планах – дальнейшее развитие системы, реализация контроля исполнительской дисциплины и процессов СМК.